In tijden van lagere budgetten, maar wel oplopende wervingsbehoefte zie ik steeds meer organisaties een referral programma opstarten. Een referral programma is bedoeld om je eigen medewerkers te stimuleren en belonen om nieuwe medewerkers aan te bevelen.
Referral is een fantastische tool omdat het resultaat van succesvolle inzet niet alleen kwalitatief goede nieuwe medewerkers oplevert, maar ook de bestaande medewerkers meer betrekt bij je organisatie.
Heel veel organisaties stellen echter alleen de hoogte van de aanbrengbonus vast en communiceren met name de voorwaarden waarop je in aanmerking komt voor die bonus. Ik wil graag mijn licht eens laten schijnen op hoe je een dergelijk programma efficiënter kan aanpakken.
1. Je begint (als altijd) met analyseren: Hoeveel nieuwe medewerkers komen op dit moment al via-via binnen? Welke bedrijfsonderdelen nemen de meeste mensen via-via aan? Hoe komt dit? Wat is de cost-per-hire voor medewerkers die via het reguliere kanaal binnen komen? En wat zijn de kosten als ze via referral binnen komen? Welke functies zijn het moeilijkst/belangrijkst om in te vullen? Laat voor antwoorden hierop bijvoorbeeld de medewerkers/bedrijfsonderdelen meedenken die veel medewerkers werven via referral. In deze fase wil je te weten komen wat de best practices zijn van je organisatie, maar ook zien op welke functies je je referral programma primair wilt richten.
2. Stel een doel. Hoeveel procent van de nieuwe medewerkers wil je via referral binnen krijgen? Dat percentage geeft aan hoeveel je van het wervingsbudget kunt gebruiken voor je referral programma (voor communicatie en beloning). Daarnaast kun je zo het succes van het programma meten en indien nodig, bijsturen.
3. Bepaal de juiste beloning. Door de voorgaande stappen weet je of je medewerkers geprikkeld raken door alleen een geldbedrag, meer door alternatieve beloningen of een combinatie hiervan. Beslis of je de beloning in stukken opknipt of alles in één keer uitkeert. Afhankelijk van de doelgroep en budget kun je besluiten om de nieuwe medewerker ook een beloning te geven.
4. De volgende stap is de inrichting van het proces. Zorg voor een simpel en toegankelijk proces zodat je medewerkers eenvoudig mensen kunnen aandragen. Afhankelijk van je wervingsbehoefte en budget kun je hier eventueel een softwaresysteem voor (laten) ontwikkelen. Zorg dat de recruitment afdeling referral kandidaten met voorrang behandelt en snel/duidelijk terugkoppelt aan je medewerkers en kandidaten. Dit is nog belangrijker als de referral kandidaat niet geschikt is. Zorg dat de beloningen tijdig worden uitgekeerd, maar het belangrijkste van alles: laat je medewerkers weten dat de organisatie het zeer op prijs stelt dat ze meedenken.
5. Kies een communicatie thema. Zorg dat de communicatie eenvoudig is en aansluit op de rest van je arbeidsmarktcommunicatie. Het doel van de communicatie is je medewerkers prikkelen (en eventueel faciliteren). Vestig regelmatig de aandacht op bijvoorbeeld ‘hot jobs’ om het referral programma in de hoofden van je medewerkers te houden. Wissel je incentives en communiceer hier ook weer over. Overweeg het referral programma ook op je carrière site te vermelden. Zorg als laatste dat er een plek is waar medewerkers eenvoudig de voorwaarden het referral programma kunnen vinden (bijvoorbeeld op het bedrijfs-intranet)
6. Ga van start. Zorg ervoor dat de medewerkers van alle kanten over referral horen (via post, via management, via andere medewerkers) en stel medewerkers in de gelegenheid om anderen ook op het referral programma te wijzen.
Eventueel kan de HR afdeling deze nieuwe referral medewerkers te volgen en meten of zij waardevoller/meer betrokken zijn dan medewerkers die via het reguliere kanaal binnen komen. Hiermee kan je het referral programma verder fine-tunen.