Stel je voor: je hebt een referral programma opgezet. Je hebt structuren opgetuigd om juiste en snelle follow up van kandidaten te garanderen. Je medewerkers worden goed op de hoogte houden van het verloop van het proces en ook de uitbetaling van de bonussen is goed geregeld. Daarnaast heb je diverse middelen gemaakt om het programma te promoten. Maar dan: na een initiële vloed van geïntroduceerde kandidaten zie je maand na maand minder kandidaten binnen komen. Zelfs als je nogmaals een mailing naar je medewerkers hebt verstuurd om het referral programma onder de aandacht te brengen.
Referral gaat over het verbinden van netwerken en bestaat daardoor dus bij de gratie van je medewerkers. Het programma moet dus over hen gaan en hoe zij mee willen helpen aan de groei van je organisatie. Het is een levend iets dat gevoed moet worden, want anders gaat het dood.
Ik heb namelijk gemerkt dat de grootste valkuil bij referral programma’s is dat er aan het begin middelen worden gemaakt en dat dan is het klaar is. Deze communicatiemiddelen richten zich vaak op het uitleggen van het programma en op de regels wie wel en niet kandidaten mag introduceren.
Hoe hou je nou je medewerkers betrokken bij het referral programma?
Start met middelen om het bestaan van het programma aan te kondigen. Voordat iets kan gaan leven moet het bekend zijn bij iedereen. Gebruik hiervoor alle interne kanalen die je tot je beschikking hebt.
Vervolg met middelen die prikkelend zijn en die zich bijvoorbeeld op een specifieke vacaturegroep richten. Hou de aandacht bij het programma door regelmatige wisseling van de inhoud van middelen en het soort middelen. Varieer niet alleen in de beloning maar ook in de momenten van belonen en wisseling in media: van standaard posters en presentaties tot SMS tot video tot competities. Telkens weer een nieuwe methode prikkelt je medewerkers. Beloon bijvoorbeeld de top referrers extra. Geef deze mensen een podium en laat ze tips en tricks geven aan de rest van de organisatie. Beloon de afdeling die het meeste kandidaten hebben aangedragen, etc. Zorg dat het eenvoudiger wordt voor je medewerkers om hun netwerk aan je organisatie te verbinden.
Hoe je deze beloningen bepaald en de tone of voice van je uitingen prikkelend maakt? Wat is de achtergrond van het gros van je medewerkers? Wat triggert ze? Wat voor type mensen zijn het? Van focus op beloning tot focus het winnen van reisjes tot de belofte van het krijgen van kwalitatief goede collega’s. Wat werkt goed voor jouw medewerkers?
Overigens, de wisseling in middelen en beloningen gaat niet om groter en duurder. Gaat vooral om prikkelender en persoonlijker maken. Eigenlijk moet het lijken of het referral programma elke drie maanden vernieuwd en verbeterd is. Zo hou je het programma levend en zul je zien dat dit kanaal een waardevolle aanvulling op je wervingsmix is.